20 Minuten, die Dich als Projektleiter:in stärken: Die Umfeldanalyse.

Zuletzt aktualisiert am 23. Februar 2024

Lesezeit: Nur 5 Min.

Als Projektleiter:in stehst Du oft im Zentrum der Beobachtung: Deine Auftraggeber:innen wollen Ergebnisse sehen, die Stakeholder:innen wollen ihre Anliegen durchbringen, Dein Team stellt Anforderungen an Dich und die Deadline für die Abgabe rückt näher. Wie dem gerecht werden?

Hier zeige ich Dir ein kleines „Papier-und-Bleistift-Tool“, das Dir hilft, Deine Position als Projektleiter:in zu klären und zu stärken: Die Umfeldanalyse. Sie zeigt Dir, wo Du in Deinem Umfeld Zeit und Energie investieren solltest und wo Du – im Gegenzug – sparsamer damit umgehen kannst. Du gewinnst Klarheit und Überblick.

Du brauchst dafür nur 4 Dinge:

20 Minuten Zeit, 1 Blatt Papier, 1 Bleistift und 1 Radiergummi.

So kannst Du vorgehen:

1. Platziere Dich in der Mitte des Blattes.
2. Ordne dann die für Dich wichtigsten Personen aus Deinem Projekt nach Nähe und Distanz um Dich herum an. Mach‘ das aus dem Bauch heraus, nicht lange nachdenken. Du kannst später die Positionen noch verändern, falls nötig.
3. Im nächsten Schritt visualisierst Du die Beziehungen zwischen Dir und den Personen durch Linien. Durch Strichdicke, Strichelungen, Pfeilrichtungen und Stichworte kannst Du die Qualität der jeweiligen Beziehung kennzeichnen. Mach‘ auch das aus dem Bauch heraus. Es gibt dabei kein richtig und kein falsch, denn es geht hier um Deine Sicht auf Dein Umfeld!
4. Lege den Stift zur Seite und betrachte das Ergebnis:
   Wie zufrieden bist Du mit den Beziehungen zu den Personen in Deinem Projektumfeld?
   Wo liegen Ungleichgewichte, wo ist die Zusammenarbeit gestört oder unklar?
   Wer beansprucht Deine Aufmerksamkeit über Gebühr?
   Was hättest Du gerne anders?

Jetzt hast Du einen Überblick über den IST-Zustand Deines Projektumfelds. Den kannst Du so stehen lassen. Wenn Du schon eine konkrete Vorstellung vom SOLL-Zustand Deines Projektumfeldes hast, dann kannst Du den gleich auf einem zweiten Blatt festhalten. Ansonsten lass‘ etwas Zeit verstreichen und nimm Dir am nächsten Tag das Blatt nochmal vor. Skizziere dann Deine Vorstellung vom SOLL-Zustand.

Notiere Dir, was Du konkret tun wirst um dem SOLL möglichst nah zu kommen: Mit wem wirst Du ins Gespräch gehen? Mit welchem Ziel?

Tipp: Für die Vorbereitung auf ein Gespräch kann die Ob-Was-Wie Methode hilfreich sein. Diese findest Du hier in meinem Blog.

Empfehlung: Wiederhole die Umfeldanalyse nach einiger Zeit und vergleiche das Ergebnis mit der Ausgangslage: Was hat sich verändert und wie zufrieden bist Du jetzt damit?

Welche Erfahrungen hast Du mit der Umfeldanalyse gemacht? Hast Du weitere Ideen dazu oder kennst Du eine andere Methode? Dann poste es gerne hier in den Kommentaren. Ich freue mich auf den Austausch!